DOCBOX® – die Suchmaschine für Ihre Dokumente.

Die integrierte KI analysiert Dokumente unabhängig von Layout, Sprache oder Format, strukturiert die enthaltenen Informationen und stellt sie dort bereit, wo sie gebraucht werden – ohne manuelle Erfassung und ohne Medienbrüche. Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt und ausgelesen: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Lieferantendaten stehen direkt für Freigabe-Workflows oder die Finanzbuchhaltung bereit. Aus Stundenzetteln übernimmt die KI etwa Name, Datum, Arbeitszeiten und Tätigkeiten für Abrechnung, Controlling oder die Übergabe ans ERP.

Das Modul extrahiert relevante Informationen aus eingescannten oder digitalen Dokumenten und speichert sie in strukturierter Form. Das System erkennt Schlüsseldaten wie Kundeninformationen, Rechnungsnummern, Beträge oder Vertragsdetails und legt sie in den passenden Datenbankfeldern ab – für eine einfache Suche und Analyse. Durch den Einsatz von KI werden zudem Muster und Trends erkannt, die für weitere geschäftliche Entscheidungen von Wert sein können.

Mit der Dokumentenklassifizierung erhalten Dokumente direkt beim Archivieren oder bei der automatischen Ablage eine Klasse. Die Dokumentenklassen definieren Sie selbst, hinterlegen Aufbewahrungsfristen und weisen ihnen Ordner im Eingangsfach oder Archiv zu. Das erleichtert später die Suche nach Dokumentenklassen ebenso wie das Löschen von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Metadaten beschreiben Inhalt, Eigenschaften und Kontext eines Dokuments – etwa Autor, Titel, Datum, Schlagwörter oder Dokumentenklasse – und ermöglichen eine präzise Suche und Filterung. Mit dem META-Maskendesigner ermittelt die DOCBOX® diese Metadaten automatisch aus einem Dokument, einer E-Mail oder aus erweiterten Dateieigenschaften und reduziert aufwendige manuelle Eingaben auf ein Minimum.

Der Barcode ist eine maschinenlesbare Grafik, mit der Dokumente eindeutig identifiziert und automatisch verarbeitet werden. Statt Daten manuell einzugeben, liest das Modul die im Barcode codierten Metadaten aus – das spart Zeit und vermeidet Fehler. Verknüpft mit Regeln und Workflows verschiebt die DOCBOX® Dokumente automatisch an den richtigen Ort oder leitet sie an die zuständigen Personen weiter. Zudem lässt sich der Bearbeitungsstatus eines Dokuments jederzeit nachverfolgen.

AutoArchive arbeitet selbstständig: Es überwacht ausgewählte Ordner und archiviert alle darin ankommenden Dateien automatisch und revisionssicher in ein vorher definiertes Archiv der DOCBOX®. Das Modul wurde für Unternehmen mit großen Dokumentenmengen entwickelt – besonders, wenn ein ERP-Programm viele Dokumente erzeugt.

FolderSync verknüpft ausgewählte Ordner auf Ihrer Festplatte oder im Firmennetzwerk mit der DOCBOX®. Das Modul arbeitet im Hintergrund, überwacht die Ordner und überträgt neu hinzukommende Dateien automatisch – gleichzeitig indiziert die OCR den gesamten Text. Über Berechtigungen legen Sie fest, welche Personen oder Gruppen die Dokumente öffnen, bearbeiten und speichern dürfen. FolderSync steht für DOCBOX® Inhouse zur Verfügung, in der Cloud-Variante aus technischen Gründen nicht.

Der DOCBOX® Direktdrucker ermöglicht die vollautomatische, revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente, wie z. B. der Ausgangsbelege aus Ihrem ERP-System. Legen Sie beliebig viele virtuelle Drucker an, mit denen Sie direkt in festgelegte DOCBOX® Archivordner drucken – ohne Umweg über ein Posteingangsfach.

Mit dem Workflowdesigner erstellen Fachanwender ohne Programmierkenntnisse und ohne Ressourcen der IT-Abteilung selbstständig lauffähige Prozesse. Wer die Abläufe am besten kennt, kann sie so auch am schnellsten beschreiben. Die Verteilung von Belegen wird für alle Mitarbeitenden transparent – und neue oder geänderte Abläufe lassen sich ohne aufwendige Neuprogrammierung im System abbilden.

Setzen Sie Stempel auf Ihre digital archivierten Dokumente – genau so, wie Sie es von Papierdokumenten kennen. Im Unterschied zur bisherigen Praxis gestalten Sie Ihre elektronischen Stempel selbst und statten sie je nach Bedarf mit Datum und dem stempelnden Benutzer aus.

Legen Sie Notizen zu Ihren Dokumenten an und platzieren Sie diese frei auf dem Dokument. So werden Zusatzinformationen, die für ein bestimmtes Dokument relevant sind, einfach und sicher mitgespeichert. Notizen lassen sich jederzeit bearbeiten oder wieder entfernen – das Dokument bleibt dabei unverändert.

Erstellen Sie Wiedervorlagen für ausgewählte Dokumente. So unterstützt die DOCBOX® Ihren Workflow und hilft Ihnen, wichtige Aufgaben rund um Ihre Dokumente nie wieder zu vergessen: Termine werden eingehalten, Fristen gewahrt und wichtige Vorgänge bleiben übersichtlich geplant.

Über die angebundene E-Signaturlösung lässt sich jedes Dokument in der DOCBOX® elektronisch unterschreiben – von der einfachen Unterschrift bis zur qualifizierten elektronischen Signatur mit ID-Card. Die qualifizierte Signatur belegt, dass ein Dokument von der unterzeichnenden Person stammt (Authentizität) und seit der Unterschrift unverändert ist (Integrität). So entstehen medienbruchfreie, rechtssichere Prozesse bis zur revisionssicheren Langzeitarchivierung.

Mit dem Modul Versionieren öffnen Sie bereits archivierte Word-, Excel- oder andere Dateien, nehmen Änderungen vor und archivieren sie ohne Umwege wieder in der DOCBOX® – einfach durch Speichern, auf Wunsch mit einem Hinweis zur Version. Frühere Versionen bleiben jederzeit verfügbar, Änderungen werden protokolliert und der gemeinsame Zugriff mehrerer Benutzer wird koordiniert.

Das Mandanten-Modul bildet mehrere Unternehmen in nur einer DOCBOX® ab. Jeder Mandant hat eigene Dokumente, Ordner und Einstellungen sowie Benutzer mit eigenem Rechtesystem; berechtigte Benutzer können zusätzlich mandantenübergreifend zugreifen. So trennen Sie Daten für Tochterfirmen, Abteilungen, Standorte oder externe Partner sauber voneinander.

Das E-Mail-Management der DOCBOX® sorgt für eine dauerhafte, revisionssichere Archivierung der E-Mails in Ihrem Unternehmen. Sie entscheiden selbst, welche E-Mails archiviert werden – interaktiv direkt aus der Anwendung oder serverbasiert anhand definierter Regeln. Die vorgangsorientierte Ablage in Aktenstrukturen sorgt für einen transparenten Überblick über alle Informationen zu Kunden, Partnern und Lieferanten.

OutlookConnect integriert die DOCBOX® in Microsoft Outlook (2013, 2016, 2019 und Microsoft 365). E-Mails mit Anhang archivieren Sie per Drag & Drop direkt aus dem Posteingang; Anhänge lassen sich wahlweise auch separat ablegen. Zudem können Dokumente aus der DOCBOX® direkt in Outlook verlinkt und geteilt werden.

Mit EasySearch starten Sie DOCBOX®-Suchen aus Fremdanwendungen wie Microsoft Office, E-Mail-Programmen, CRM- oder ERP-Systemen: Begriff markieren, Tastenkombination drücken – etwa „Doppel-Strg“ – und die passenden Dokumente erscheinen. Ein kleines Suchfenster bleibt auf Wunsch mit einstellbarer Transparenz im Vordergrund, sodass Sie suchen können, ohne ins Browserfenster zu wechseln.

Mit EasyConnect wird das DOCBOX® Archiv ohne Programmieraufwand in beliebige Fremdanwendungen integriert. Mit einem Klick rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige archivierte Dokument oder ganze Akten auf. In der Fremdanwendung markierte Begriffe werden direkt ausgelesen und als Suchbegriffe in der DOCBOX® verwendet.

Die DOCBOX® API verbindet Geschäftsanwendungen nahtlos mit dem DMS – ohne Schnittstellenprobleme oder Medienbrüche. Daten und Befehle werden strukturiert nach einer fest definierten Syntax ausgetauscht, sodass ERP, CRM oder eigene Programme etwa Dokumente archivieren oder Workflows bearbeiten können.

Mit dem DOCBOX® Client für Windows und Mac legen Sie Dokumente per Drag & Drop direkt im gewünschten Archivordner Ihrer Cloud-DOCBOX® ab oder lassen Ordner automatisch überwachen – neue Dateien werden verschlüsselt übertragen. Auch der AutoExport läuft über den Client: Belege inklusive Annotationen werden für Drittprogramme automatisch als PDF in ein Verzeichnis ausgegeben. Zudem verbindet der Client den Browser mit lokalen Anwendungen, etwa für die Module Signatur und Versionieren.

Die DOCBOX® App für iOS und Android macht das digitale Archiv und Ihre Geschäftsprozesse ortsunabhängig. Ob auf Geschäftsreise oder im Homeoffice: Sie betrachten Dokumente, leiten sie per E-Mail weiter und nutzen die Volltextsuche der DOCBOX® – egal, wo Sie gerade sind.

Mit dem Portable-Modul haben Sie Ihr Wissen im Handgepäck. Egal, auf welchem Datenträger Ihre Archivdaten gespeichert sind: Sie verfügen auch ohne Anbindung an die DOCBOX® Datenbank jederzeit über Ihr Archiv. Eine einfach zu bedienende Client-Software ermöglicht die Recherche im Offline-Archiv – ganz ohne Internetverbindung. Portable steht für DOCBOX® Inhouse zur Verfügung, in der Cloud-Variante aus technischen Gründen nicht.

Über den Belegbildservice werden Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen, die Sie in der DOCBOX® archivieren, direkt an Ihre Steuerkanzlei oder das DATEV-Rechenzentrum weitergeleitet – auch Addison und weitere Programme werden unterstützt. So kann Ihre Steuerberatung alle notwendigen Auswertungen tagesaktuell erstellen, und Sie haben Ihre Finanzen jederzeit im Blick.

SmartBook digitalisiert die vorbereitende Buchhaltung direkt in der DOCBOX®: Eingehende Rechnungen und Belege werden zentral erfasst, automatisch ausgelesen und geprüft. Daraus entstehen strukturierte Buchungssätze, die inklusive Belegbild oder Beleglink an DATEV oder andere Finanzbuchhaltungen übergeben werden. Auch E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt; alle Schritte sind revisionssicher dokumentiert und GoBD-konform archiviert.